[TIP] Tạo mục lục với nhiều file Word, danh sách hình – bảng biểu

Tạo mục lục cho văn bản

Thông thường, việc tạo mục lục, danh sách bảng biểu và hình ảnh khi chúng ta làm việc trong một file Word khá dễ dàng với mọi người, tuy nhiên để làm việc này với nhiều file cùng lúc (Contents for multiple documents) thì lại là vấn đề khác mà không nhiều người biết.

Kịch bản

Giả sử bây giờ bạn có 1 dự án viết lách, đồ án hay gì đó đại loại như vậy, mỗi chương bạn viết trong 1 file Word. Vậy yêu cầu đặt ra là làm thế nào để tạo ra nội dung mục lục ở 1 file Mucluc riêng vẫn có thể update thoải mái mà không phải mất thời gian đánh máy, căn chỉnh lại?

Và đây là giải pháp mình tìm ra trong lúc đánh vật với tập tài liệu mình đang làm. Phiên bản MS Office mình sử dụng là phiên bản 2013, cách thức xử lý tương tự với các phiên bản khác.

I. Tạo mục lục với nhiều file Word

* Tại các file văn bản (không phải file mục lục nhé!)

Tương tự như việc tạo mục lục cho 1 file, chúng ta vẫn định dạng Header cho mỗi đầu mục tương ứng với level của đầu mục đó.

Nhắc lại một chút việc Tùy biến (Modify) định dạng mỗi Header:

– Chọn tab Home, trong group Style bấm mở rộng. (Hoặc cũng có thể dùng phím tắt: Alt+Ctrl+Shift+S)

Tùy chỉnh Font, cỡ chữ, căn lề cho Style đó sau đó nhấn OK để lưu lại.

Style Manager

Style Manager

Style Modify

Style Modify

Chọn Modify để mở cửa sổ tùy chỉnh.

Style Format

Style Format

Để áp dụng định dạng mỗi style này cho các đầu mục thì bạn chỉ cần đặt con trỏ vào dòng đầu mục, sau đó nhấn chọn định dạng Header tương ứng với header level của đầu mục đó.

* Tại file mục lục:

1. Chọn tab References, Trong group Table of Contents , click chọn Table of Contents.

Table of content

2. Chọn loại Mục lục mà bạn muốn sử dụng, hoặc nhấn Insert Table of Contents, sau đó chỉnh sửa Option theo ý muốn hoặc không cần chỉnh sửa nếu không cần thiết. Rồi nhấn OK.

3. Sẽ có lỗi No table of contents entries found (Do trong file này của bạn đã có gì đâu mà tạo mục lục chứ? :D)

4. Nhấn Alt+F9  để nhìn thấy TOC code. (dạng { TOC \o “1-4” \h \z \u } ). Nhấn Enter để xuống dòng mới.

5. Chọn tab Insert, trong group Text, click chọn Quick Parts, sau đó click Field

6. Trong cửa sổ mới mở ra, chọn RD trong danh sách Field Name.

7. Trong ô Filename or URL, bạn gõ đường dẫn đến file văn bản của bạn.

(VD: D:\DOANTOTNGHIEP\TT-005-Phan_B-NOI_DUNG.docx)

icon-pencil-square-o  TRICK

Có cách ít phải click hơn 1 chút:
Sau khi hoàn thành bước 4, nhấn Ctrl+F9 sẽ hiện ra dấu ngoặc móc ({ }). Trong dấu ngoặc móc này, gõ RD và đường dẫn đến file văn bản (chính xác) – chú ý sử dụng dấu chéo ngược kép (Double BackSlashes). (Mã RD là Hidden code – mã ẩn – nên sau khi gõ RD, field sẽ biến mất, các bạn cứ gõ thêm 1 ký tự nữa để nó hiện ra :D)

VD:

{ RDs D:\\DOANTOTNGHIEP\\TT-005-Phan_B-NOI_DUNG.docx }

Sau khi lặp lại vài lần ta sẽ có như sau (tương ứng với nhiều file):

{ RDs D:\\DOANTOTNGHIEP\\TT-005-Phan_B-NOI_DUNG.docx }
{ RDs D:\\DOANTOTNGHIEP\\TT-006-PHAN_I.docx }
{ RDs D:\\DOANTOTNGHIEP\\TT-007-PHAN_II.docx }
{ RDs D:\\DOANTOTNGHIEP\\TT-008-PHAN_III.docx }
{ RDs D:\\DOANTOTNGHIEP\\TT-009-PHAN_IV.docx }
{ RDs D:\\DOANTOTNGHIEP\\TT-010-PHAN_V.docx }

Sau khi tạo xong như trên, chỉ cần xóa ký tự s sau mã RD, các field sẽ ẩn đi. là OK.

8. Nhấn Alt+F9 để chuyển về dạng thông thường.

9. Nhấn F9 hoặc Update Field để cập nhật.

=> OK, mục lục đã được tạo ra.

icon-asterisk Chú ý:

Nếu các bạn để ý thấy số trang tương ứng với các đầu mục không chuẩn thì chỉ cần mở file các file ra (không cần chỉnh sửa), quay lại file mục lục rồi nhấn F9. Số trang sẽ hiển thị chuẩn ngay.

II. Tạo danh sách bảng biểu, hình vẽ với (từ) nhiều file văn bản

Lợi thế của cách làm này là không phụ thuộc vào format của MS Word, chúng ta có thể tùy chỉnh tên, số thứ tự hình…

* Tại các file văn bản (không phải file mục lục)

Tạo mới 1 Style cho phần Caption của mỗi hình, bảng biểu.

Trong phần Name, bạn đặt tên là Hinh, BangBieu chẳng hạn.

Style Type: Linked (paragraph and character)

Style Base on: Nornal

Style for Following paragraph: Chọn giống với tên Name vừa đặt.

Còn lại phần Format bên dưới tùy chọn theo ý mỗi người.

New Style Option

New Style Option

Áp dụng định dạng Style này cho mỗi caption của hình hoặc bảng biểu.

* Tại file mục lục

1. Tạo mới Style như bạn vừa tạo trong file văn bản kia. (Giống hệt)

2. Tại tab Referrences, trong group Captions, chọn Insert table of Figures

Nhấn chọn nút Option, tick vào ô Style và chọn style có tên như vừa tạo ở bước 1.

Table of Figures Option

Table of Figures Option

Sau đó nhấn OK và OK để tạo danh sách.

3. Sẽ có lỗi No table of contents entries found.

4. Nhấn Alt-F9 để nhìn thấy TOC code (Dạng { TOC \h \z\t “Hinh” \c }). Nhấn Enter để xuống dòng mới.

Các bước sau làm tương tự như với thể loại mục lục.

Video cho dễ coi. :D


Leave a Reply

6 Comments on "[TIP] Tạo mục lục với nhiều file Word, danh sách hình – bảng biểu"

Notify of
avatar
Sort by:   newest | oldest | most voted
Băng Giá
Guest

Thanks! Đúng yêu cầu của mình. (y)

Hung
Guest

Good job! Đúng cái cần tìm. Thank you!

Phuong Anh Bui
Guest

Cho em hỏi là máy Mac nhấn Alt-F9 không hiện được TOC code thì sao ạ?

Trung Thành
Guest

:) Mình cũng chưa dùng MS Office trên máy Mac nên cũng chưa có kinh nghiệm bạn ạ.
Để mình thử trên máy bạn mình coi sao rồi sẽ update. :)

Phuong Anh Bui
Guest

Cám ơn anh nhiều! :D

Minh Hiếu
Guest

Cảm ơn bài viết của anh Thành, em cũng có 1 bài viết cùng chủ đề làm danh mục bảng biểu theo chương. Em xin phép để link cho các bạn cùng tham khảo nhé.
http://tranngocminhhieu.com/tao-danh-muc-bang-bieu-va-hinh-anh-theo-chuong-trong-word/

wpDiscuz